Как создать свою компанию в США. Часть 3. Подача и оформление документов в черновиках

Разобравшись с различными формами собственности и особенностями законодательства штатов, мы готовы перейти непосредственно к вопросу формирования компании и подготовки ее уставных документов.

Все, о чем я буду говорить, базируется на законодательстве штата Нью-Йорк, которое я знаю лучше всего. В большинстве других штатов правила будут аналогичными. Если я буду описывать чисто нью-йоркскую фишку, я буду об этом делать специальную оговорку. Если это фишка другого штата, то также будет особая оговорка. Если оговорок нет, то утверждение справедливо для Нью-Йорка и большинства других штатов, но кое-где могут быть особенности.

Америка – не Европа

Формирование и регистрация компании в США перевернута с ног на голову по сравнению с тем, к чему привыкли жители Европы. В Европе сначала проводится организационное собрание, выбирается начальство, пишется устав, и затем подаются документы на регистрацию.

В США все с точностью до наоборот: сначала подаются документы на регистрацию, и только потом проводится организационное собрание, выбирается начальство и формируется устав.

Кстати, уставов у американской компании обычно два. Первый документ называется Articles of Incorporation (у корпорации) /Organization (у LLC). Он подается в начальном пакете документов на регистрацию, а чаще всего это вообще единственный документ, требуемый для регистрации. Обычно это короткий документ, состоящий всего из нескольких пунктов: название компании, форма собственности, место регистрации (штат и/или графство), количество акций и вид деятельности (допускается самая общая формулировка «любая законная деятельность»). Существуют стандартные формы такого документа, разработанные властями штатов, куда достаточно вписать свои данные и переслать готовый документ на регистрацию. В документ в последующем можно вносить изменения, которые регистрируются за оплату небольшой пошлины. Ничто не запрещает компании также разработать и подать на регистрацию более полный и длинный документ, разработанный индивидуально для вас вашим юристом.

Лирическое отступление – 1

Вообще американское корпоративное законодательство дает очень широкие полномочия компаниям по собственному самоуправлению. В уставные документы можно вписывать практически любые условия. Я бы сказал, что американскую компанию можно отконфигурировать и заточить под любую задачу. Функция же корпоративного закона – в первую очередь, заполнить правилами те бреши, о которых забыли или не пожелали позаботиться основатели компании.

Пример – в Articles of Incorporation можно вписать в графу вид деятельности «любая незапрещенная деятельность». Но если вы пожелаете, то можно конкретизировать и ограничить деятельность компании, например, до предоставления хостинговых услуг (торговать серверами такая компания не сможет).

Еще пример. Членом совета директоров корпорации может быть любое лицо старше 18 лет. Но ничто не мешает ограничить возраст директора до «не моложе 35 лет». Или еще больше сузить круг потенциальных директоров: «лицо мужского пола, достигшее 45 лет и не старше 60 лет, являющееся акционером корпорации и проживающее постоянно в штате Северная Дакота».

Хотя, с другой стороны, зачем самих себя ограничивать? В большинстве случаев такие громоздкие конструкции никому не нужны, но бывают и исключения.

Вопрос клиента: «А где будет юридический адрес?»

Обязательным элементом Articles of Incorporation являются два пункта: инкорпоратор/ы (создатель/и) компании и регистрационный агент.

Начну со второго. Для того, чтобы компания получила «прописку» в штате, у нее должен быть какой-то якорь, связывающий ее со штатом регистрации. В роли такого якоря выступает регистрационный агент. Это лицо или компания, постоянно проживающее или имеющее адрес на территории данного штата. Роль регистрационного агента сводится к одной простой функции – если компанию вызовут в суд, то судебная повестка будет доставлена регистрационному агенту, который обязан передать ее владельцам или менеджерам компании.

В Нью-Йорке у компании может и не быть регистрационного агента, но тогда она должна обязательно иметь офис в штате и сообщить его адрес Секретарю Штата. В этом случае регистрационным агентом является Секретарь Штата, все повестки доставляются ему, а он затем передает их по адресу компании. Если у компании нет офиса в штате, то она должна найти себе кого-то, кому Секретарь Штата будет передавать повестки.

Очень часто люди путают адрес регистрационного агента с понятием «юридический адрес». Так вот, в США юридического адреса у компании нет. Вообще. Вместо этого есть понятие «основное место ведения бизнеса». Адрес, по которому компания ведет бизнес, нигде не регистрируется. А адрес регистрационного агента регистрируется, но, как я написал выше, к компании он вообще может не иметь отношения и выполняет лишь ограниченную роль передатчика судебных повесток.

В штате Невада это правило действует немного иначе. Адрес регистрационного агента является также адресом компании, и если вам предоставляют в этом штате услуги регистрационного агента, то провайдер такой услуги обязан принимать и передавать вам не только судебные документы, а любую почту, приходящую по этому адресу. В других штатах такая услуга называется «виртуальный офис» и должна покупаться отдельно.

Вопрос клиента: «А где написано, что я хозяин компании?»

Теперь поговорим об инкорпораторах. Инкорпоратор – это физическое или юридическое лицо, которое создало компанию. Создать компанию не означает быть ее собственником. Обычно, конечно, инкорпоратор создает компанию для себя, но могут быть и исключения.

Информация об инкорпораторе обычно публикуется к всеобщему сведению. Поэтому часто для скрытия истинных владельцев компании используется следующая нехитрая схема: инкорпоратор создает компанию и сразу же передает ее заказчику. Имя заказчика, таким образом, нигде не публикуется. Но если вы заказываете такую компанию, то крайне желательно составить с инкорпоратором письменный контракт и подписать его – этот документ будет единственным свидетельством ваших прав на компанию.

Лирическое отступление – 2

Вообще в Америке лучше любые отношения сразу же регулировать в письменной форме. В отличие от постсоветской мудрости «чем больше бумаг, тем больше радости прокурору», в Америке справедлива другая мудрость: «чем больше бумаг, тем чище задница». Построение отношений «по понятиям» обычно заканчивается судебными разборками и необходимостью оплачивать услуги адвокатов на большие суммы. Причем без гарантии, что дело удастся решить так, как вам кажется справедливым и законным. Поэтому лучше сразу не экономить на юридическом сопровождении и делать все как положено.

Функция инкорпоратора

Вернемся к функции инкорпоратора. Его задача – подать документы на регистрацию и назначить первый временный совет директоров (можно в лице одного человека, себя любимого). Функция временного совета директоров (или инкорпоратора, если он временный совет не назначил) – созвать первое организационное собрание акционеров (корпорация) или участников (LLC). Полномочия инкорпоратора на этом заканчиваются, и он становится рядовым акционером (если у него есть акции) или вообще никем.

Порядок управления компанией

Собрание акционеров является высшим органом компании и вправе принимать любые решения. В корпорации собрание акционеров выбирает совет директоров, который является высшим органом управления корпорацией в период между собраниями. Обычно собрание акционеров проводится раз в год, но может проводиться чаще или реже. Полномочия совета директоров действуют в течение срока полномочий (обычно 1 год или 3 года у каждого директора с ротацией 1/3 состава совета каждый год; не запрещены иные сроки, но они должны быть прописаны в уставных документах) либо до выборов следующего совета директоров.

Например, в какой-то корпорации собрание не проводилось 10 лет, и некоторые акционеры начинают считать, что совет директоров незаконен и неправомочен. Такие акционеры неправы – совет директоров, отказываясь созывать собрание, конечно, нарушает закон (и директоров можно привлечь к ответственности), но их полномочия все еще действуют, пока не выбран новый состав совета. Более того, есть специальные процедуры заполнения вакансий в совете в случае выбытия (отставка, смерть кого-то из членов). Причем даже если в совете нет кворума, он все равно может заполнять вакансии – эти правила прописаны в законе и могут быть изменены только путем прописания других процедур в уставных документах компании.

Второй устав

Возвращаемся к уставным документам компаний. Собрание акционеров может принять дополнительный устав корпорации, который называется Bylaws. Это документ обычно больше, чем Articles of Incorporation, и он определяет внутренние процедуры корпорации. У LLC аналогичный документ называется Operation Agreement, и это по сути подписанный участниками компании договор о правилах и порядке решения внутренних вопросов. Оба документа нигде не регистрируются и являются внутренними документами компании. Изменения в них вносятся на собрании акционеров/членов либо советом директоров, если он был уполномочен собранием.

Все результаты собрания акционеров/членов и заседания совета директоров крайне желательно оформлять протоколами и подшивать их в корпоративную книгу (специальный скоросшиватель, куда подшиваются оригиналы всех корпоративных документов, чтобы не потерялись).

Лирическое отступление – 3

Иногда в судебной практике США встает вопрос: является ли корпорация реальной структурой, или это просто отмазка хитрожопого собственника? Например, есть корпорация, зарегистрированная Васей Пупкиным. Вася, действуя от имени корпорации, причинил убытки (например, получил деньги и не поставил товар), и на корпорацию подают в суд. Оказывается, что у корпорации ничего нет, кроме корпоративной книги: даже счет в банке открыт на Васю лично, а корпорация им только пользуется (в принципе это законно). И естественно, что Вася начинает прикрываться ограниченной ответственностью: мол, договор подписывал не я лично, а корпорация, и ко мне претензий быть не может. Вроде бы железобетонная позиция для тех, кто не знаком с реальным положением вещей.

А в реальности в таких случаях ограниченную ответственность можно преодолеть. Истец будет заявлять, что корпорация в действительности не существует, и что Вася ее создал только лишь для того, чтобы иметь отмазку на случай траблов. В этом случае судья попросит Васю о следующем: принести корпоративную книгу, показать налоговый номер корпорации, показать результаты ее (а не Васиного лично) бухгалтерского учета и рассказать, где у корпорации банковский счет. Если на все эти вопросы вместо ответа будет фэйл, то судья, скорее всего, согласится с истцом и постановит, что отмазка в виде корпорации не катит, что это т.н. «позорная корпорация», созданная только лишь формально для всяких незаконных дел, но не реализованная на практике.

Вопрос клиента: «А кто будет проверять мою бухгалтерию?»

Таким образом, в США никто не будет вас заставлять вести корпоративную книгу. Никто не будет вас проверять, как вы ведете бухгалтерию. Никто даже вам ничего не скажет, если вы будете использовать свой личный счет для целей работы корпорации. Но если дойдет до вопроса, ограничена ли ваша личная ответственность по претензиям к корпорации, вам лучше иметь все это, чтобы показать, что корпорация реально существует и ведет отдельную от вас жизнь.

Еще раз: в Америке принцип «чем больше бумаг, тем чище задница» рулит во всех областях жизни. Поэтому ведите свою документацию как можно аккуратнее и полно. Или поручите это тому, кто знает, как ее вести, если вам самим лень.

Получение налогового номера

Возвращаемся к порядку регистрации. После того, как регистрационные документы поданы (компания существует с момента принятия решения о ее создании, но на практике – с момента вписания в реестр в офисе Секретаря Штата), нужно получить налоговый номер.
Налоговые номера могут быть федеральными и штатными. Большинство штатов не выдают отдельный номер, а используют федеральный, но есть и исключения.

В Америке есть несколько видов федеральных налоговых номеров. Например, номер социального страхования (SSN) используется для налоговой идентификации физических лиц. Но получить его сложно, если только вы не живете в США. Вместо него иностранцу могут выдать номер-заменитель ITIN. В ряде случаев юридическое лицо может использовать номер своего хозяина/создателя для собственных нужд, но не всегда. Лучше все-таки получить отдельный номер для юридических лиц – он называется «идентификационный номер работодателя» (Employer’s Identification Number или EIN).

Все эти номера используются для налоговых нужд. Поэтому если у вас спросят “What is your Tax ID”, то нужно дать тот номер, который у вас есть, и которым вы или ваша компания пользуется. Под Tax ID подразумевается и SSN, и ITIN, и EIN – смотря что у вас есть.

Те, кто имеет SSN, может оформить номер EIN на свою компанию или компанию, где он работает, онлайн. Вся процедура занимает 5 минут. Если у вас собственного номера SSN нет, то вы можете оформить EIN либо по телефону, либо по факсу – нужно позвонить на специальный номер и пообщаться с агентом налоговой службы. Он вам задаст ряд вопросов и сообщит ваш номер. Кроме того, вы можете поручить оформить налоговый номер другому лицу. В этом случае вы должны заполнить форму запроса номера, вписать в нее имя уполномоченного и подписать. Уполномоченный получит для вас номер под своим именем, но чтобы к нему не было претензий, он должен сохранить подписанную вам форму – если налоговая начнет задавать ему вопросы насчет деятельности вашей компании, то он просто предъявит свои полномочия и сообщит налоговикам ваши данные – лица, которое реально контролирует компанию. Nota bene: при смене числе собственников в LLC компания должна получать новый номер; корпорация получает один номер навсегда.

После получения подтверждения регистрации властями штата и выдачи налогового номера (если законы штата не устанавливают дополнительные требования – например, наличие business license) ваша компания имеет полное право вести хозяйственную деятельность в США в рамках законов и собственного устава.

Продолжение следует?

Для продолжения цикла нужны ваши предложения по дальнейшим темам. Единственное замечание: я не налоговик, поэтому вопросы налогообложения настолько же полно, как вопросы юридического оформления, я раскрыть не смогу. Поэтому я бы попросил вас обратиться к специализированным ресурсам или узким специалистам. Я могу ответить лишь на самые общие налоговые вопросы – лучше всего в комментариях.

Начало темы:
Как создать свою компанию в США. Часть 1. Почему именно США?
Как создать свою компанию в США. Часть 2. Основы корпоративного (и не только) права США