H Как обеспечить безопасность данных в компании, если сотрудника увольняют? в черновиках

Да, я знаю, что правильный ответ: никак) Но я сейчас хочу спросить не только про IT-специалистов, а вообще всех: менеджеров, руководителей отдела, маркетологов и так далее. Например, сотрудник создавал документ контент-плана на своем диске, а потом уволился и все, доступов нет, или еще что-то. Как компании себя заранее обезопасить от такого?
Я так понимаю, что надо хранить все данные на облаках, а доступ к ним должен быть у директора и ограниченные права у отдельных лиц. А если сотрудник увольняется, то или замораживают его доступ или меняют все пароли. А какие еще есть нюансы?